Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Служебное делопроизводство изменения новшества 2021». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.
Бумажные трудовые книжки при этом сразу полностью отменяться не будут. Для работников, которые до конца 2021 года напишут соответствующее заявление, необходимо будет продолжить вносить записи в бумажный вариант трудовой книжки.
Замена бумажных трудовых книжек электронными в 2021 году
Минтруд РФ сообщил о проведении в период с 1 января по 31 декабря 2021 года эксперимента по переведению кадровой документации в электронный вид. В рамках этого эксперимента работники смогут получить в электронной форме трудовой договор.
Изменение в применении МРОТ в 2021 году
Все новые сервисы и формы на портале «Работа в России» будут бесплатными и для работников и для работодателей. Поэтому пользоваться сервисом будет выгодно индивидуальным предпринимателям, малому и среднему бизнесу, которые нередко затрачивают средства на аутсорсинг для ведения работы с кадрами.
Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.
Как проставлять отметки
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
- Москва: +7 (499) 110-86-72 .
- Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57 .
- Регионы: 8 (800) 600-36-07 .
- страховой номер лицевого счета;
- ФИО работника;
- дата и место рождения;
- пол (мужской/женский);
- дата регистрации в системе персонифицированного учета;
- должность и подпись работника ПФР, выдавшего такую справку.
Использование уведомлений из ПФР вместо СНИЛС
В соответствии с положениями проекта Закона РФ №748684-7 с 2021 года планируется переход на использование трудовых книжек, оформленных в электронном виде. Для реализации данной задачи начиная с 2021 года все работодатели обязаны будут сдавать в ПФР ежемесячный отчет о трудовой деятельности всех своих работников по форме СЗВ-ТД.
Замена бумажных трудовых книжек на электронные
Начиная с 1 ноября 2021 года, вступит в силу ряд изменений, внесенных в КоАП РФ. Теперь за несоблюдение условий труда и отдыха водителей, к нарушителям будет применяться наказание в виде штрафа. Его размер составляет (п. 3 ст. 1 №216-ФЗ от 26.07.2021):
- Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
- Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
- Реквизит документа — элемент оформления документа.
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Этапы работы
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Предупреждён – значит вооружён: к любым изменениям законодательства нужно готовиться заранее. Сегодня поговорим о том, что изменится во взаимоотношениях работодателя и сотрудников в грядущем 2021-м. Некоторые из этих изменений уже утверждены, другие находятся в стадии законопроектов, но – с огромной степенью вероятности – все они будут приняты.
Новый год – новый МРОТ
С 17.02.2021 работодатели обязаны сообщать военкомату об уклонистах – сотрудниках, не вставших на воинский учёт. Штраф за нарушение этой обязанности составляет 300-1000 рублей, но в следующем году он вырастет до 5000. Также работодатель должен известить военкомат о сотрудниках, которым исполнилось 15, 16 или 17 лет – штраф за отсутствие такого уведомления составит 3000 рублей.
Компании начнут штрафовать за перерабатывающих водителей
Сейчас работодатель обязан выплачивать отпускные сотруднику не позднее, чем за трое суток до начала отпуска. Например, если работник уходит отдыхать с понедельника, то последняя дата для выплаты – четверг предыдущей недели. Теперь же отсчёт будет вестись по рабочим дням, поэтому в примере выше выплату придётся провести не позже, чем во вторник.
Пришедший на смену ГОСТу Р 6.30-2003 новый ГОСТ Р 7.0.97-2021 содержит ряд новшеств. Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2021 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу.
- делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
- официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Этапы работы по делопроизводству
В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.
Важно! По мнению Роструда, высказанному в письме от 15.05.2021 № 1168-6-1, работодатель обязан проставить печать в трудовой книжке, заверяя тем самым сделанную в ней запись. Иначе – штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб.
Особенности применения печати в кадровом документообороте
Собирая по крупинкам корректировки законодательства, способные повлиять на кадровое делопроизводство, можно обозначить следующую совокупность законодательных нововведений, учесть которые придется в 2021 году:
Что нового в кадровом делопроизводстве и какие законодательные нюансы придется учесть в 2021 году?
Обычно на работника кадровой службы возлагается обязанность по разработке должностных инструкций работников компании. К этому процессу разные компании подходили по-разному: кто-то детально прорабатывал каждый пункт инструкции, согласовывал с причастными службами и получал в результате пакет серьезных внутрифирменных должностных инструкций, которыми работники руководствовались в своей работе; другие компании вообще не имели документа с подобным названием или выдавали работнику только перечень его трудовых обязанностей. Такие разные подходы были обусловлены отсутствием в законодательстве строгих требований по данному вопросу.
Другая важная поправка – ещё одно новое в законодательстве о труде правило – касается порядка уведомления работодателя о смене реквизитов банковской карты, на которую перечисляется заработная плата. Если раньше работникам давалось 5 дней на уведомление бухгалтерии, Федеральный закон от 26.07.2021 N 231-ФЗ увеличил его в 3 раза. Теперь при смене карты или банка, через который перечисляют деньги, работник обязан уведомить о новых реквизитах карты в письменном виде не позднее, чем за 15 календарных дней до дня выплаты зарплаты.
Федеральным законом от 27.12.2021 N 542-ФЗ была введена отдельная статья, регламентирующая применение регионального МРОТ работодателями-религиозными организациями и правила отказа от него. В ст. 345.1 ТК РФ заявлено, что отказ на правляет или сама организация, или централизованная религиозная организация, к которой относится конкретный работодатель.
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ
С 24.06.2021 общества с ограниченной ответственностью имеют право использовать типовые уставы, форма которых утверждена приказом Минэкономразвития от 01.08.2021 № 411. Типовой устав не нужно представлять в регистрирующий орган — достаточно указать в решении о создании общества, что участники договорились работать по типовому уставу и № выбранной формы устава..
При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации и организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
Инструкция по делопроизводству: правила написания официальных наименований делопроизводителю
Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам документирование управленческой деятельности в организации, документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то, как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться, использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители электронной подписи.
Примерная инструкция по делопроизводству: общие требования к ведению документации в делопроизводстве госорганизациях
4.1. С прописной буквы пишется первое слово и имена собственные в названиях законодательных актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, международных договоров и соглашений, а также документов, принятых конгрессами, совещаниями международных организаций и учреждений:
По новым правилам налоговики раз в квартал смогут напоминать о необходимости погасить задолженность по налогам через СМС-информирование и по электронной почте (при согласии на это самого налогоплательщика). Также в ст. 31 НК РФ добавится новый способ получения документов от налоговых органов физическими лицами – через МФЦ. При этом днем получения документов налогоплательщиком будет считаться следующий день после получения их многофункциональным центром.
izmeneniya_nalogovogo_zakonodatelstva_s_2021_goda.jpg
Физическое лицо, получившее доход, обязано задекларировать такие поступления и уплатить с них налог. Если декларация не подана, камеральная проверка будет проведена по сведениям, имеющимся в распоряжении налоговиков из других источников (по этим данным и начислят налог к уплате)
Изменения по НДФЛ
По измененным правилам госпошлина может быть возвращена плательщику при возврате ему документов без рассмотрения (добавлен пп. 7 в п. 1 ст. 333.40 НК РФ). Направить заявление о возврате можно будет через портал Госуслуг. Для получения возврата необходимо предоставить подлинники платежных документов (если оплата проведена наличными) или их копии (при безналичном перечислении средств).
