- НДФЛ с суточных = 65 руб. (500 руб. x 13%);
- взносы на обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 14,50 руб. (500 руб. x 2,9%);
- взносы на обязательное пенсионное страхование — 110 руб. (500 руб. x 22%);
- взносы на обязательное медицинское страхование — 25,50 руб. (500 руб. x 5,1%).
Нормы суточных для командировок устанавливаются на законодательном уровне. Их знание позволяет нам правильно начислить соответствующие налоги на расходы, связанные с командировками сотрудников по РФ и по всему миру. Об учете и оплате таких расходов в 2021 году читайте в нашей статье.
Как учесть и оплатить расходы в командировке в 2021 году
Петров А.В. направляется в командировку с 13 января по 18 января 2021 года. Время отъезда 7.30, возвращения — 23.30 (указано в билете). Организация установила внутренними документами норму суточных по России — 800 руб.
Поскольку во время поездки сотрудник отсутствует на рабочем месте, то зарплату ему не начисляют. Но он выполняет задание руководителя, поэтому бухгалтерия вместо зарплаты начисляет средний заработок. Расходы по командировке включают три вида выплат:
Средний заработок на время командировки в 2021 году
Работодатель компенсирует расходы, понесенные работником в поездке. Прежде всего, это расходы на проезд и найм жилья, например, оплата гостиницы. Возможны другие расходы. Например, работник арендовал конференц-зал для проведения мероприятия с покупателями. Возможны два варианта оплаты этих расходов.
Пример
Если до поездки денег работник не получил, он может рассчитаться своими собственными средствами. После возвращения он должен составить служебную записку на имя руководителя. Перечислить понесенные расходы, приложить билеты, чеки и попросить возместить эти расходы.
Важно! Если в пути произошел сбой в расписании, задержка транспорта, сотруднику следует обратиться в транспортную компанию. Перевозчик выдаст подтверждающий документ о причинах и времени задержки или сбоя.
Когда выдавать работнику суточные
Сотрудник вылетает в командировку в г.Кемерово 20 января в 20.45, возвращается 25 января в 15.00. В локальных актах компании установлены суточные в размере 1 000 руб. в день. Рассчитаем сумму на руки работнику и налоги:
Суточные в командировке 2021: пример
Если деньги выдаются после возвращения, то придется платить компенсацию за задержку денег. Здесь действуют такие же правила, как при выплате компенсации за задержку зарплаты. Суды встают на сторону контроллеров, например, кассационное определение Омского областного суда от 25.01.2021 № 33-413/2021.
Сотрудник который ездил за границу и получил аванс в валюте, в авансовом отчете (ф. 0504505) дополнительно заполняет графу «в валюте». Все валютные суммы пересчитайте в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи аванса. Если официального курса нет, применяйте кросс-курс соответствующей валюты – его считайте исходя из курсов иностранных валют, которые устанавливает Банк России. Либо используйте курс, рассчитанный по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках.
Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого бухгалтер проверяет отчет и принимает к учету расходы, утвержденные руководителем. При этом принятые расходы могут быть меньше фактических затрат сотрудника. Например, если руководитель не утвердил расходы сверх нормативов: проживание в более дорогом номере гостиницы, проезд в вагоне класса «люкс», другие необоснованные траты, которые не соответствуют статусу работника.
Как оформить авансовый отчет по командировке
Приложите к соглашению копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль, чтобы подтвердить, что это личное имущество сотрудника. Основание — статья 188 ТК РФ, письмо Минфина от 23 января 2021 г. № 03-04-05/3235.
Списывайте суточные, когда работник вернулся из командировки. Отражайте расходы на дату, когда утверждаете авансовый отчет. Чтобы учесть затраты, вам потребуется авансовый отчет и проездные документы. Бумаги подтвердят, когда работник был в поездке.
Однако запрет на суточные не мешает вам возместить сотруднику расходы, связанные с выполнением трудовой функции. Конечно, при условии, что работник подтвердил расходы документами. При этом порядок возмещения вы должны установить коллективным договором или локальным актом (п. 1 письма Минтруда от 28.11.2021 № 14-2-242).
Проблема по командировкам
Днем отъезда считайте дату, когда отправился поезд, самолет из места, где трудится сотрудник. Днем возвращения считайте дату, когда прибыл транспорт в населенный пункт, где работает сотрудник. Когда до места отправления или приезда сотруднику нужно еще добираться, учтите это время тоже.
Постановлением утверждено Положение, которым определяются порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации работникам и военнослужащим (за исключением военнослужащих, проходящих срочную военную службу).
Как будут оформляться командировки?
Командировочные в этом случае возмещаются без представления подтверждающих документов, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него. Расходы по найму жилого помещения не производятся, если оно предоставляется/оплачивается принимающей или направляющей стороной.
Сколько заплатят за поездку за рубеж
Пунктом 24 Положения предусмотрено возмещение командированному работнику расходов по оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика.
Для бюджетных учреждений размер суточных определяет постановление КМУ «О суммах и составе расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02. 2021 г. № 98:
В облагаемый НДФЛ доход работников не включают расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), если их сумма не превышает 0,1 размера минимальной зарплаты, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (пп. «а» п. 170.9.1 НКУ).
Какой максимальный размер необлагаемых суточных в 2021 году
— для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день (пп. 170.9.1 НКУ).
Суточными называют дополнительные расходы человека, во время его служебных поездок в другой город. Расходы, связанные с оплатой еды, жилья и так далее, поэтому работодатель обязан возмещать сотруднику все его траты за каждый день служебной поездки – командировки.
Суточные и их лимит
Российское законодательство не предусматривает четких норм для оплаты суточных раскладов, поэтому каждый работодатель самостоятельно вправе решать, сколько платить своему сотруднику. Обычно размер командировочных фиксируется внутренними документами, к примеру, во внутреннем положении организации о командировках.
Новости по теме:
Командировки – служебные поездки, за дни нахождения в которых сотрудник получает заработную плату с надбавками за проживание, питание, транспортные расходы и другие траты, вызванные служебной необходимостью. В экономическом выражении оплата подобных расходов называется суточными или командировочными выплатами, которые имеют определённые правила начисления. Какими будут суточные командировочные расходы в 2021 году?
