Аренда с экипажем в служебной поездки как оформить путевой лист с 2021

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Аренда с экипажем в служебной поездки как оформить путевой лист с 2021». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

  • Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.
  • Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.
  • Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.
  • Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2021 г. № 03-03-06/1/20067.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Иначе дела обстоят с арендой транспорта с экипажем. В этом случае порядок оформления путевых листов стороны договоры определяют в договоре аренды. Если по условиям договора путевые листы оформляет арендодатель, арендатору потребуются копии, чтобы подтвердить расходы на оплату услуг аренды.

Сразу непонятно, кто выписывает путевой лист, если машина в аренде . Все зависит от условий заключенного договора. Он может быть заключен «с экипажем» и «без экипажа». В каждом из этих случаев порядок оформления документов будет отличаться. Подробности об оформлении путевого листа в случае арендных отношений, а именно, кто выписывает путевой лист, если машина в аренде собственник или арендатор , расскажем в материале.

Это интересно:  Окоф 2021 Рольставни

С экипажем

Напомним, что по договору без экипажа арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование. При этом услуги по управлению автомобилем арендодателем не оказываются (ст. 642 ГК РФ). Расходы на ГСМ несет арендатор (ст. 646 ГК РФ). Кто выписывает путевой лист, если машина в аренде без экипажа ? Арендатор.

  • договор аренды транспортного средства (ст. ст. 633, 643 ГК РФ);
  • документы о внесении арендной платы (чеки, счета и т. п.);
  • документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2021 № 03-04-06/37671, от 29.11.2021 № 03-03-06/1/742).

Налоги и учет

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2021 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2021 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2021).

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2021 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2021 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

Налог на прибыль

Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?

Это интересно:  Семейный отдых статистика 2021

Расходы по ГСМ несет арендодатель. У нас конкретные два вопроса: Нужен ли путевой лист при аренде автомобиля с экипажем арендатору, или достаточно иметь талон первого заказчика, для подтверждения оказанных услуг? Если да, то он должен быть оформлен, согласно требований Минтранса?

Вопрос

Если по условиям договора расходы на ГСМ несет арендодатель, а Вы оплачиваете ему только вознаграждение за оказание услуг по управлению ТС и арендную плату, то Вам не требуется подтверждать расходы на ГСМ. А, значит, не требуется оформление путевого листа, который как раз является первичным документом для списания расходов на ГСМ.

Ответ

Для учета расходов в виде арендной платы путевой лист не требуется. Отсутствие у фирмы путевых листов на арендованные автомобили не лишает ее возможности учитывать расходы на аренду. Поскольку подтверждением данных затрат являются акты об оказании услуг и другие документы. Об этом- постановление ФАС Московского округа от 03.10.2021 № А40-78836/12.

Тем не менее безопасней оформлять путевой лист и при перевозках для собственных нужд на легковых автомобилях. Во-первых, в этих случаях медосмотр водителя все равно обязателе н п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ и отметка в путевом листе поможет вам подтвердить, что вы выполнили это требование. Во-вторых, путевой лист понадобится для налогового учета, чтобы обосновать расходы.

При любых перевозках или только при коммерческих?

В связи с этим Минтранс недавно разъяснил, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда автомобиля в рейс с места его постоянной стоянки, с проставлением отметок о предрейсовом медосмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния машин ы Письмо Минтранса от 28.09.2021 № 03-01/21740-ИС .

Стандартный бланк или собственная форма?

Дело в том, что в путевом листе обязательны отметки о предрейсовых техническом контроле автомобиля и медосмотре водител я п. 16 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2021 № 835н; п. 8 Порядка № 141 . При этом предрейсовый контроль делается до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянк и п. 3 Порядка № 141 , а предсменный (предрейсовый) медосмотр — перед началом рабочего дня (смены, рейс а) п. 4 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2021 № 835н .

— Вопрос: Отдельным сотрудникам, в том числе генеральному директору (ООО на УСН («доходы»), по трудовым договорам — разъездной характер работы), использующим принадлежащие им на праве собственности легковые автомобили, приказом руководителя выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1000 руб. и возмещаются расходы на ГСМ, а также оплачиваются другие расходы, включая обязательное добровольное страхование, все виды ремонта и техническое обслуживание автомобиля. Подлежат ли данные выплаты обложению НДФЛ и другими обязательными страховыми платежами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2021 г.)

Это интересно:  Строительный надзор статья расходов в бюджетном учреждении

Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2021 N 03-15-06/69146, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2021 N Ф09-2371/14 N А76-15717/2021).

Налог на прибыль

Освобождению от обложения НДФЛ подлежат в том числе и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2021 N 03-04-05/3235, от 14.12.2021 N 03-04-06/83831, от 05.12.2021 N 03-04-06/80616, от 24.11.2021 N 03-04-05/78097, от 26.09.2021 N 03-04-06/62152).

Организация занимается строительством и капитальным ремонтом домов. Есть свой автотранспорт. Планирует сдать грузовой автомобиль в аренду. Какие для этого необходимы документы и какими проводками отразить операции? Следует ли вносить изменения в учетную политику?

В данной ситуации организация вправе заключить с клиентом договор аренды транспортного средства с экипажем. При этом если работа водителей (состава экипажа) не связана с разъездной, то на время поездки нужно оформить командировку, а также оформить командировочное удостоверение (выписывает работодатель). Дни командировки оплачиваются по среднему заработку, кроме того, за каждый день работникам положены суточные. Также работодатель обязан возместить расходы на проживание сотрудников. Командировочные расходы оплачивает работодатель, но эти затраты могут входить в стоимость договора аренды автомобиля. В зависимости от условий договора аренды затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, расходы на техосмотр, ГСМ), а также расходы по страхованию транспортного средства может нести как арендатор, так и арендодатель. Пример оформления договора можно посмотреть тут: http://usn.1gl.ru/#/document/118/1859/?step=6&utm_source=www.26-2.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink

Вопрос

Компания может заниматься любыми видами деятельности, не запрещенными законодательством, в том числе и сдавать в аренду принадлежащее ей имущество. Никаких разрешений или лицензий для этого не требуется. Достаточно подписать с заказчиком договор аренды транспортного средства (с экипажем или без). И тот и другой договор обязательно заключают в письменной форме (ст. 633, 643 ГК РФ). Если сдача автомобиля в аренду не является для организации основным видом деятельности, доходы от аренды учитывают на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Адвокат Виктор

Работаю в юридической отрасли 19 лет, за это время получил значительный практический опыт в разрешении неоднозначных правовых ситуаций. Подготовка документов различной сложности, составление исковых заявлений в суд, представление интересов в суде. Пишите.

Оцените автора
Центр юридических правовых услуг