Обычно подпись руководителя сама по себе является достаточным аргументом для придания документу юридической силы. Однако зачастую клиенты и контрагенты относятся с недоверием к договорам без печатей. Все-таки ее наличие свидетельствует об официальном статусе документа. Главное правило, которое следует учитывать, это чтобы оттиск либо вообще не касался подписи, либо заходил на нее частично. А также нельзя, чтобы отпечаток полностью перекрывал автограф руководства. Исключение – особые формы, в которых предусмотрено место для подписи, но такое встречается редко и является личным пожеланием руководителя.
Печать – особый атрибут, без которого сложно представить официальный документ. Даже ИП, частные нотариусы, врачи, не говоря уже об организациях и компаниях, используют печати для заверки бланков, договоров и так далее. Изготовление печатей в Москве дело несложное, но ведь каждому нужно разбираться, как правильно ставить ее на документах. В каком месте, да и вообще, каким должен быть оттиск.
Как правильно ставить печать на подпись руководителя?
Если говорить о главной печати компании или личной, то оттиск ставится внизу документа. Сегодня многие бланки или формы содержат отдельное поле «Место печати», там она и ставится. Если же такого поля на документах нет, то оттиск оставляют на чистом участке документа, в нижней его части, возле подписи (личной или руководителя). Оттиск может частично заходить на подпись, но не на ее расшифровку (то есть, фамилию и инициалы).
Конечно, при нынешнем развитии технологий можно заказать не только клише по своим реквизитам, но и любой другой организации по образцу. К сожалению, оттиск на бумаге не всегда гарантирует легитимность и принадлежность определённому юридическому лицу.
В Уголовном кодексе РФ установлена ответственность по статье 327 за подделку документов и штампов, срок наказания – до двух лет лишения свободы. Если вы хотите гарантированно защитить деловые бумаги и содержащуюся в них конфиденциальную информацию, то для этого стоит использовать электронную подпись.
Нужна ли печать на характеристике
- лазерная гравировка с полутоновыми рисунками и фотографиями;
- специальный шрифт, разработанный по алгоритму для конкретного заказчика;
- многоцветная флэш-технология;
- гильоширные сетки из линий толщиной менее 0,1 мм;
- защитные элементы по ГОСТ Р 51511-2001, которые используют для гербовых штампов;
- контрольные метки (микроповорот, микросмещение, микродеформация отдельных букв или их элементов; имитация дефекта клише, следа от пылинки, заплыва краски, брызг, клякс; включение отдельных букв с иным шрифтом);
- УФ-метки, видимые только в ультрафиолетовом свете;
- химические метки;
- рельефное клише с тиснением;
- скрытые изображения;
- двумерный штрих-код стандарта Data-Matrix.
На предприятии имеются основная печать, печать юр. отдела, печать для накладных. Обязательно ли ставить печать на всех документах и, если можно не ставить, где это прописать? На каких документах ставиться печать юр. отдела и должно быть это где-то прописано? Можно ли не ставить печать на квитанции к приходному кассовому ордеру? Как правильно ли ставить печать: на подпись руководителя, рядом с подписью или на наименовании должности?
Вопрос
С 7 апреля 2021 года ООО и АО вправе не иметь печатей (ст. 2 и 6 Закона от 06.04.2021 № 82-ФЗ). Если печать есть, то она ставится в документах, где она обязательна. Печать на документе нужно проставить, если организация по собственному выбору (ст. 9 Закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ):
Ответ
Использовать оттиск печати юридического отдела можно на всех документах, где не требуется оттиск основной печати. Организации следует предусмотреть специальные правила использования этих печатей во внутреннем документообороте, например, в приказе руководителя.
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
В какую часть документа ставится печать?
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
Печать на документы ставит тот работник, в зоне ответственности которого находится печать. В каждой организации должен вестись журнал учета печатей и штампов, а сами печати и штампы выдаются работникам, на которые приказом руководителя возлагается ответственность за использование и хранение печати (штампа), под роспись. Если эта роль — хранить и использовать печать организации — закреплена за вами, тогда вы ставите печать на документах, подписанных руководителем. Если речь идет о том, что после подписания документа руководителем нужно пойти в другое подразделение, чтобы поставить на документе печать, и исполнители считают, что это должен делать секретарь, то это несколько иная ситуация. Если вы — секретарь руководителя, то это не ваша обязанность.
Вопрос
Среди моих коллег возник спор: обязан ли секретарь ставить печать на документах руководителя или эта обязанность должна ложиться на плечи того сотрудника, который приносит документы на подпись? В любой организации наверняка рано или поздно возникают подобные мелкие споры. Какие еще вопросы могут возникнуть в процессе совместной деятельности?
Ответ
Ответственность за подготовку документа лежит на исполнителе, который должен не только подготовить проект документа, но и организовать его согласование, передать его на подпись, а затем, если необходимо, поставить печать, точнее, передать документ лицу, который распоряжается печатью, и после передать документ на регистрацию.
